Milli Emlak Kontrolörlerinin çalışmaları, Milli Emlak Kontrolörleri Yönetmeliğinin 24 ve 25’inci maddelerine göre düzenlenir. Bu maddeler uyarınca Milli Emlak Kontrolörleri Kurulu Başkanlığınca hazırlanan Yıllık Çalışma ve Teftiş Programı, Bakanlık Makamının onayına sunulur.Bu program; merkez çalışmalarını, milli emlak birimlerinin teftişini, konu incelemelerini ve hizmet içi eğitim çalışmalarını ihtiva eder.
Yıllık Çalışma ve Teftiş Programı:
Yıllık Çalışma ve Teftiş Programı aşağıdaki hususlara yer verilir:
a) İnceleme çalışmalarına ilişkin esas ve usuller,
b) Teftiş çalışmalarına ilişkin genel esaslar, teftiş programının uygulanmasında dikkat edilecek hususlar ve teftiş konuları,
c) Rapor okuma işleri,
d) Teftişi yapılacak milli emlak birimleri ve mesleki kıdemlerine göre Kontrolörlerin turne süreleri.
Millî Emlâk Kontrolörlerinin Çalışmaları:
Kontrolörlerin çalışmaları, geçici ve devamlı inceleme yerlerine göre saptanır.Devamlı inceleme yerleri, Kontrolörlerin çalışmalarının ara verilmeden yürütüldüğü Ankara, İstanbul ve İzmir illeridir.Devamlı inceleme yerlerinde, grup başkanlıkları ve büro teşkilatı kurulur.
Turne Süreleri:
Millî Emlâk Kontrolörlerinin turne süreleri, mesleki kıdemlerine göre aşağıda gösterilen şekilde tesbit olunur.
a) Mesleki kıdemi 5 yıla kadar olan Kontrolörler için 4 ay,
b) Mesleki kıdemi 5 ilâ 9 yıla kadar olan Kontrolörler için 3 ay,
c) Mesleki kıdemi 10 yıl ve daha fazla olan Kontrolörler için 2 ay,
d) Başkontrolörler için 2 ay.
Turne zamanları, iklim ve ekonomik şartlar göz önüne alınarak bölgeler itibariyle tesbit olunur.Millî Emlâk Kontrolörleri çalışmalarını, programdaki sürelere göre düzenlemek zorundadırlar.Çalışmasını program süresinden evvel bitiren Millî Emlâk Kontrolörüne, kalan süre için yeni bir çalışma yeri verilebilir.Programın bitirilmemesi sebebiyle turne süresini aşan günler, ertesi yıl turnesinde nazara alınmaz ve mahsup edilmez.Millî Emlâk Genel Müdürlüğünce ek olarak verilen görevler ve program süresinin aşılmasını gerektiren zorunlu durumlarda geçirilen günler, ertesi yıl turne süresinden mahsup edilir.
Bölge Esası:
Turneler, bölge esasına ve bölge sırasına göre yapılır. Ancak, program hazırlanırken son dört yılın teftiş çalışmalarında yer almayan milli emlak birimlerine öncelik verilmek suretiyle, iş yoğunluğu fazla olan il ve ilçeler gözönüne alınır.
Grup Çalışmaları:
Millî Emlâk Kontrolörleri, Milli Emlak Genel Müdürünce gerekli görülen durumlarda gruplar halinde çalıştırılırlar.Her grubun başkanı grubun çalışmalarını, ekibe dahil Kontrolörlerle yapacağı toplantılarda onların fikirlerini almak suretiyle düzenler.
Millî Emlâk Kontrolörleri Grup Başkanlıkları:
Millî Emlâk Kontrolörleri Grup Başkanlığı, bir Grup Başkanı ile yeteri kadar kontrolör ve büro teşkilatından kurulur.Grup başkanları ve bu gruplarda görevlendirilecek Millî Emlâk Kontrolörleri, Genel Müdürlük tarafından belirlenir.
Grup Başkanının Görevleri:
Grup Başkanları, grupların faaliyetini aşağıdaki esaslar dairesinde düzenlemek, yönetmek ve yürütmekle görevlidir.
a) Yıllık Çalışma ve Teftiş Programına uygun olarak çalışmaların düzenlenmesi,
b) Başkanlıkça gönderilen işlerin, ilgili Kontrolöre tebliği ve takibi,
c) Millî Emlâk Kontrolörlerinin çalışma durumlarının, tavır ve hareketlerinin izlenmesi ve Başkanlığa bilgi verilmesi,
d) Grubun temsil edilmesi,
e) Büro işlerinin yürütülmesi.
Çalışma Sonuçları Raporları:
Millî Emlâk Kontrolörleri, çalışmalarının neticelerini alakâlı bulunduğu işlerin özelliğine göre;
- Cevaplı rapor,
- Basit rapor,
- Ön inceleme raporu,
- Genel durum raporu,
- Genel kuruluş raporu,
- Yazı,
İle tesbit ederler. Rapor ve yazılara, takvim yılı itibariyle her yıl 1’den başlamak suretiyle sıra numarası verilir.
Cevaplı Rapor:
Cevaplı raporlar, yapılan denetimlerde noksan ve hatalı bulunan ve ilgili dairelerce düzeltilmesi gereken işlemler hakkında, esas itibariyle, bir asıl ve iki örnek olarak ve milli emlakın ana konuları itibarıyla ayrı ayrı düzenlenir.Bunların asılları ile birer örneği; aslı usulüne göre cevaplandırıldıktan sonra geri gönderilmek, örneği ise teftiş dosyasında saklanmak üzere, üst yazı ekinde ilgili yerlere tebliğ edilir. Raporların diğer örneği ise, Başkanlığa gönderilir.
Cevaplı raporlarda:
a) Denetlenen servislerde, hangi tarihler arasındaki işlemlere ve hangi dosyalara bakıldığı,
b) Hatalı ve noksan görülen hususların, kanun, tüzük, yönetmelik ve genel tebliğlerin hangi madde ve hükümleriyle alakâlı bulunduğu,
c) Mevzuata göre yapılması gereken işlemler ve görüşler,
belirtilir.
Cevaplı raporlar; Millî Emlak Kontrolörünce belirtilen süreler içinde, denetlenen memurlarla birinci ve ikinci derece amirleri tarafından cevaplandırıldıktan sonra Millî Emlâk Kontrolörüne iade olunur. Gelen raporlar, en geç 15 gün içinde Kontrolör tarafından son mütalâa eklenerek Kontrolörler Kurulu Başkanlığına gönderilir.Cevaplı raporlara ilgililerce verilen cevapların Kontrolörlükçe uygun görülmemesi halinde, son mütalâanın açık ve gerekçeli olarak yazılmasına önem verilir.Hastalık, askerlik ve yurt dışında geçici olarak görevlendirilme ve staj gibi hallerde, cevaplı raporlara son mütalâa Grup Başkanları tarafından verilebilir.Cevaplı raporun, ilgililerce zamanında cevaplandırılması hususunu, Millî Emlâk Kontrolörleri bizzat takip ederler. Haklı sebeplere dayanmaksızın süresinde cevaplandırılmayan raporlar hakkında, gereği yapılmak üzere, Millî Emlâk Kontrolörünce Kontrolörler Kurulu Başkanlığına bilgi verilir.Kontrolörler Kurulu Başkanlığı, son mütalâası yazılmış olarak gelen cevaplı raporları, en kısa zamanda Genel Müdürlüğe gönderir ve neticelerini, ilgili Kontrolöre bildirir.Servis denetimlerinde, cevaplı rapor tanzimini gerektirmeyen hallerde, durum bir yazı ile denetlenen daireye bildirilmekle beraber bu yazının bir örneği de Kontrolörler Kurulu Başkanlığına gönderilir.
Basit Rapor:
Aşağıdaki durum ve konular için basit rapor düzenlenir:
a) Yürürlükteki kanun, tüzük, yönetmelik, karar ve genel tebliğlerde ve uygulamalarında görülen noksanlıklar ve bunların düzeltilmesi yolları ile yeniden konulması gereken hüküm ve usuller hakkında görüş ve teklifler,
b) Denetimlerde cevaplı rapora bağlanmasına lüzum görülmeyen hususlar ve haller,
c) Bakanlıkça tetkik ettirilen çeşitli konular hakkında düşünceler,
d) Millî Emlâk Kontrolörlerinin mesleki konulardaki çalışma sonuçları,
e) Şikayet ve ihbarlar üzerine veya doğrudan doğruya yapılan inceleme ve soruşturmalar neticesinde cezai kovuşturmayı gerektirmeyen durumlar.
Basit raporlar, konularının ilgilendirdiği servisler göz önünde tutularak yeteri sayıda düzenlenir.
Ön İnceleme Raporu:
4483 sayılı Memurlar Ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun uyarınca, izin vermeye yetkili merciler tarafından yapılan görevlendirmeler neticesinde Kontrolörlükçe yapılan ön inceleme sonuçları “Ön İnceleme Raporu”na bağlanır.Ön inceleme ile görevlendirilen kontrolörler, bakanlık müfettişleri ile kendilerini görevlendiren merciin bütün yetkilerini haiz olup, anılan Kanunda hüküm bulunmayan hususlarda Ceza Muhakemeleri Usulü Kanununa göre işlem yapabilirler; hakkında inceleme yapılan memur veya diğer kamu görevlisinin gerektiğinde ifadesini de almak suretiyle yetkileri dahilinde bulunan gerekli bilgi ve belgeleri toplayıp, görüşlerini içeren bir rapor düzenleyerek durumu izin vermeye yetkili mercie sunarlar. Ön inceleme birden çok kişi tarafından yapılmışsa, farklı görüşler raporda gerekçeleriyle ayrı ayrı belirtilir. Düzenlenen Ön İnceleme Raporlarının asılları kanunen verilmesi gereken mercilere, örnekleri ise Kontrolörler Kurulu Başkanlığına gönderilir.Milli Emlak Kontrolörleri, yaptıkları denetim ve incelemeler esnasında, 4483 sayılı Kanun kapsamına giren bir suç işlendiğini ihbar, şikâyet, bilgi, belge veya bulgulara dayanarak öğrendiklerinde, konu hakkında düzenleyecekleri yazıyı, Başkanlık aracılığıyla izin vermeye yetkili mercie iletirler.
Genel Kuruluş Raporu:
Turne programına dahil yerlerden her biri için denetim sonunda “Genel Kuruluş Raporu” tanzim edilir.Genel Kuruluş Raporu, teftiş edilen birimlerin iş yoğunluğu, mevcut personelin nicelik ve nitelik yönünden yeterlilik derecesi, çalışma usul ve yöntemleri, iş yerleri ve çalışma araçları ile demirbaş, kırtasiye ve diğer ihtiyaçları hakkındaki görüş ve önerileri ihtiva eder.Grup çalışmalarında bu rapor, grup başkanı tarafından tanzim olunur.Bu raporlar; bir örneğinin Genel Müdürlükçe alıkonulacağı, birer örneğinin de ilgili daire ve şubelere gönderileceği göz önünde tutularak yeterli sayıda düzenlenir.
Genel Durum Raporu:
Yıllık çalışma ve teftiş programı çerçevesinde yürütülen çalışmaların neticeleri hakkında Genel Müdürlüğe özet bilgi vermek maksadı ile, yıl sonunda her bir kontrolör tarafından “Genel Durum Raporu” tanzim edilir.Bu raporda şu hususlar belirtilir;
a) Denetlenen yer ve konular ile yazılan cevaplı raporların tarih ve sayıları,
b) Verilen inceleme görevleri ve kendiliğinden yapılan incelemeler sonucunda düzenlenen basit raporlar,
c) Mevzuata ilişkin etüt ve araştırmalar,
d) Hizmet içi eğitim çalışmaları,
e) Mali mevzuatın uygulanmasında belirlenen genel hata ve eksiklikler ve bu konulardaki görüş ve öneriler.
Genel Durum Raporları birer örnek olarak düzenlenir.
Denetim, İnceleme, Ön İnceleme ve Genel Kuruluş Raporları Üzerine Yapılan İşlemler:
Denetim, İnceleme, Ön İnceleme ve Genel Kuruluş Raporları üzerine yapılması gereken işlemlerin ilgili dairelerde izlenmesi Genel Müdürlüğe aittir.Denetim Raporları üzerine Bakanlıkça mahalline yapılan tebliğlerin bir örneği, Genel Müdürlük tarafından Başkanlığa gönderilir. Başkanlıkça da ilgili Millî Emlâk Kontrolörüne iletilir.
Personel Değerlendirme Formları:
Personel değerlendirme formları; işlemleri denetlenen ve tetkik edilen kuruluş amir ve memurlarının durum ve karakterlerini, mesleki bilgileri hakkındaki görüş ve düşünceleri belirtmek amacı ile düzenlenir. Memurların terfiî, takdiri, cezalandırılması ve nakilleri ile ilgili işlemlerde göz önünde tutulmaları bakımından bunlarda yer alacak bilgilerin kesin kanaate dayanması gerekir.Bu formlar, genel kuruluş raporlarına ekli olarak Kontrolörler Kurulu Başkanlığı aracılığıyla Genel Müdürlüğe gönderilir. Çalışma ve
Hakediş Cetveli:
Millî Emlâk Kontrolörleri, birer aylık süreler dahilindeki çalışmalarını, bu çalışmalarıyla ilgili yolluk ve diğer hakları ile konaklama ve yolculuk giderlerini, aylık olarak düzenleyecekleri çalışma ve hakediş cetvelinde gösterirler.Bu cetvellerin, ait olduğu ayı takip eden ayın 5’inci günü mesai bitimine kadar hazırlanarak, Kontrolörler Kurulu Başkanlığına gönderilmesi gerekir.Çalışma ve hakediş cetvelinde çalışmalar, gün itibariyle ve ana hatları ile belirtilir.Bu cetvelde; ay içinde verilen görevler ve bu görevlerle ilgili yapılan çalışmaların safahatı, düzenlenen yazı ve raporlar, yolculuklara ait giderler, aylık ve diğer istihkaklar ile bunlara karşılık alınan ve varsa fazla alınıp geri ödenen paralar gösterilir.Çalışma ve hakediş cetveline, yolluk talep formu ve yolluk bildirimi ile konaklama belgesi ve varsa THY bileti eklenir.
Haberleşme:
Millî Emlâk Kontrolörleri, görevleri icabı özel veya kamu kurum ve kuruluşları ve şahıslar ile olan haberleşmelerini genel olarak yazı ile yaparlar.Millî Emlâk Kontrolörleri, acele olan hallerde haberleşmeyi telgraf veya telefon ile de yapabilirler.Yazı ve telgrafların başına, takvim yılı itibariyle sıra takip eden numaralar verirler.Yazıların mümkün olduğu kadar kısa, açık ve resmi ifadeli olmasına önem verilir.Milli Emlâk Kontrolörleri, denetim ve inceleme çalışmaları ile ilgili olarak çeşitli daire ve makamlarla haberleşme ihtiyacı duyduklarında, yürürlükteki usul ve kaidelere uyarak, doğrudan doğruya veya gereken hallerde Millî Emlâk Genel Müdürlüğü veya Kontrolörler Kurulu/Grubu Başkanlığı kanalı ile yaparlar.Millî Emlâk Kontrolörleri, kendilerinden sorulan hususlara, incelemeye ihtiyaç duymaları sebebiyle süresinde cevap veremeyeceklerse, durumdan Genel Müdürlük veya Kontrolörler Kurulu Başkanlığını haberdar eder ve gecikme sebebini bildirirler.
Kayıt ve Dosya İşleri:
Millî Emlâk Kontrolörleri; rapor ve yazılarının birer örneği ile kendilerine gelen yazı ve genelgeleri, özel dosyalarında saklarlar.Raporlar, ilgili makam veya yerlere birer yazı ile gönderilir.Millî Emlâk Kontrolörleri, çeşitli daire ve makamlara gönderdikleri rapor ve yazılar ile kendilerine gelen yazı ve telgrafları “Evrak Kayıt Defteri”ne işlerler. Bunların posta ile gönderilmesinde “Posta Zimmet Defteri” kullanılır.
İstatistik Düzeni:
Millî Emlâk Kontrolörlerinin tamamının, yıl içinde yaptıkları denetim ve inceleme ile diğer çalışmalarını gösteren bilgileri belli bir sistem içinde toplamak, bu inceleme ve çalışmalar ile ilgili faaliyetlerin gelişmesini tesbit ve takip etmek, yorumlamak ve değerlendirmek maksadıyla, Kontrolörler Kurulu Başkanlığınca yıllık faaliyet raporları düzenlenerek Bakanlığa (Milli Emlak Genel Müdürlüğü) sunulur.
